Já tentei organizar as pastas físicas do escritório de várias formas, mas sempre que preciso tenho dificuldade em encontrá-las. O CP-Pro pode me ajudar nisso?
Publicado em 19/nov/2009
Sim! O CP-Pro gera automaticamente um número seqüencial para as pastas de Processos, Serviços, Marcas & Patentes e Contratos. Assim, você pode usar esta referência da pasta digital para a pasta física. Quando for procurar uma pasta física, fica muito mais fácil. Basta digitar os dados no CP-Pro, identificar o número de referência e procurar por este número no seu arquivo físico.
Com essa ferramenta, não é necessário manter nenhum controle de classificação das pastas físicas, pois é o CP-Pro que vai gerar o número das pastas, que será o número seguinte ao último gerado.
E para não correr o risco de alguém modificar o número da pasta no CP-Pro, você pode, através do CP-Pro Administrativo tornar o campo “Pasta” como somente leitura.
1) Caso não haja divisão no arquivo físico para pastas de Processos e Serviços basta configurar as duas categorias com o mesmo prefixo no CP-Pro, ou sem prefixo. O software fará a seqüência dos dois tipos de pastas intercalando-as automaticamente.
2) Se houver arquivos físicos separados por áreas/equipes/filiais do escritório é possível que micros usem prefixos específicos. Mas não há qualquer impedimento que mesmo sendo arquivos físicos separados que o seqüencial seja o mesmo e que existam lacunas nos arquivos, pois inevitavelmente um dia estas.
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