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Tanto para as pastas de Processos, quanto para as pastas de Serviços, Marcas & Patentes e Contratos deve ser usado o número seqüencial automático do CP-Pro para o campo Pasta e o mesmo número deve ser seguido na pastas físicas.

Desta forma, o cadastro das pastas será mais simples, pois é o software quem determinará automaticamente o número das próximas pastas e o arquivo físico fica mais organizado, já que uma nova pasta será sempre guardada após a última.

Quanto à localização no arquivo físico, não deve ser feita analisando-se o layout, cor ou cliente da pasta, mas sim pesquisando a pasta no CP-Pro com os dados disponíveis.

NOTA 1: Caso não haja divisão no arquivo físico para pastas de Processos e Serviços basta configurar as 2 categorias com o mesmo prefixo no CP-Pro, ou sem prefixo, que o software fará a seqüência dos 2 tipos de pastas intercalando-as automaticamente.

NOTA 2: Se houver arquivos físicos separados por áreas/equipes/filiais do escritório é possível que micros usem prefixos específicos. Mas não há qualquer impedimento que mesmo sendo arquivos físicos separados que o seqüencial seja o mesmo e que existam lacunas nos arquivos, pois inevitavelmente um dia estas lacunas aparecerão, caso as pastas Encerradas sejam descartadas ou armazenadas em outro local.

Para evitar erros humanos, ou seja, que algum usuário altere o campo pasta, para Processos e Serviços é possível tornar o campo Pasta “somente leitura” através do CP-Pro Administrativo.

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